+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Ответственное поручение как ответить на вопрос

Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение. По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Вопросы на собеседовании: отвечай правильно!

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение.

По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий.

Но самое главное — руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному документу. Направление документа на исполнение находит свое документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе.

Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его технологической обработки. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Не рассматривая последнее допущение резолюция может отсутствовать на самом документе , обратим внимание на четкую последовательность и состав элементов резолюции. Фамилии исполнителей указываются в дательном падеже, инициалы оформляются после фамилии. Поручения руководителя в резолюции могут быть индивидуальными указана одна фамилия исполнителя или коллективными перечислены несколько фамилий.

Но ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия названа первой. Именно он отвечает за организацию исполнения, окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о результатах исполнения и взаимодействует с секретарем руководителя или службой контроля в процессе снятия поручения с контроля или переноса срока исполнения.

Ответственный исполнитель вправе установить промежуточные сроки исполнения, созывать оперативные совещания и привлекать иных сотрудников с согласия их руководителей в целях качественного исполнения поручения.

Это общее правило обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству или иных внутренних нормативных документах компании. Соисполнители их фамилии также указаны в резолюции руководителя обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих функций и зон ответственности.

Формулировка решения должна начинаться с глагола, например: представить на утверждение к…, включить в план…, подготовить ответ, рассмотреть к… и т.

Руководитель обычно устанавливает сроки исполнения исходя из значимости для деятельности компании конкретного вопроса, изложенного в документе. Но при рассмотрении повторяющихся вопросов например, в регулярной переписке с постоянными контрагентами и партнерами целесообразно устанавливать одни и те же сроки рассмотрения документов. К тому же, ответ на письма клиентов с резолюцией руководителя, содержащей конкретное и исчерпывающее решение вопроса, лучше подготовить в тот же день.

Эти типовые сроки исполнения в конкретной компании в дальнейшем могут быть подготовлены к утверждению в качестве самостоятельного внутреннего норматива или включены в состав инструкции по делопроизводству. Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей, секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:. Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям.

Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов адресованные компании или на имя руководителя , переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления министерств, ведомств и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.

Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов.

Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.

На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки , которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано.

Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений с указанием, что сделать, и сроками. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и контактов с контрагентами например, сопроводительные записки к предложениям о покупке бизнеса и т.

Таким образом, практика бизнеса и установленная система принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию контроля исполнения в любой компании. Интересны сведения, полученные нами в результате анализа техники личной работы руководителей в крупной российской компании. В целом первый руководитель и его заместители понимают важность правильного оформления поручений своим подчиненным.

Резолюции всегда подписываются руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, то есть с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа и в бумажной форме, и в электронном виде.

Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен быть рассмотрен а значит, должна быть проставлена резолюция в день его получения.

Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании одному или двум, максимально в одной резолюции упоминаются 4 фамилии. На уровень руководителей структурных подразделений кроме финансового и юридического департаментов поручения в резолюциях практически не распространяются.

Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации. При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий.

Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного исполнителя, то есть иерархия должностей все-таки продолжает оставаться определяющим фактором при направлении документа на исполнение.

Интересны, например, такие варианты:. Подобные формы резолюции отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа сотрудничества руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно.

Руководителю на рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании инициалов после фамилии Петрову Ю. Эта оценка является для секретаря и для исполнителя — автора документа самым важным элементом неформальной обратной связи:. Такие резолюции важно научиться правильно читать и понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты, воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта решения.

Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию поручения. Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря.

Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций. Один из примеров такой резолюции — подпись руководителя, означающая согласие положительную резолюцию. Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей.

В этом случае секретарь должен передать документ с подобной резолюцией на дальнейшее исполнение, так как он будет служить основанием инициативным документом для последующего издания приказа, утверждения штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического документа и др. В такой форме резолюции яснее всего выражается согласие с предложенным проектом решения, который может поступить на рассмотрение, оформленный и как внутренний документ компании инициативная служебная или докладная записка , и в письме, полученном от клиента или контрагента.

Подобная форма означает, что документ по существу не рассматривался, руководитель считает, что решение должен принять один из его заместителей или руководитель подразделения компании в рамках закрепленной сферы ответственности, предоставленных полномочий или текущих рабочих функций, о которых руководитель знает и соблюдение которых может лично контролировать. Вопрос, содержащийся в документе, руководитель воспринимает как информацию для сведения. Передавая документ с такой резолюцией на дальнейшее исполнение, секретарь отмечает, какие конкретные вопросы, в каких документах, полученных от каких адресатов руководитель поручает решать делегирует своим заместителям или руководителям конкретных подразделений.

В дальнейшем эта информация может быть использована в процессе совершенствования системы делегирования полномочий - для подготовки новых версий приказов о разграничении функций, актуализации положений о должности, должностных инструкциях и т. Внутренний документ с подобной резолюцией например, служебную записку секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего корреспондента, — передать в профильное функциональное подразделение или сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и составляет его документальный фонд.

Быстрота решения вопроса зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот вопрос. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.

Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления. Иритикова, член Гильдии Управляющих Документацией. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Интересны, например, такие варианты: - Прошу предложений. Эта оценка является для секретаря и для исполнителя — автора документа самым важным элементом неформальной обратной связи: - Оплатить. Это важно. Нестандартные резолюции Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря.

Памятка секретаря Секретарь должен: …помнить, что документооборот — это фактор оборота капитала. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов.

Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Законопроект о повышении надежности электронной подписи принят в первом чтении. Работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения заработка в связи со смертью его дедушки. Как ИП уволить единственного сотрудника, работающего у него по трудовому договору.

Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Ответы на поручения

С теоретической подготовкой тоже все в порядке - два высших образования и учёная степень доктора филологических наук. С какой целью? Будет ли болеть за Владимирский край и его жителей? Сегодня Марина Чекунова - гость нашей газеты. Думаю, для Владимира Владимировича было важно, что у меня достаточно большой опыт госслужбы.

Всем лицам старше 40 лет необходимо внимательно относится к состоянию своих глаз. Если у Вас выявили глаукому

Cистема управления, построенная на выдаче, регистрации и контроле поручений, распространена во многих компаниях. Андрей Коптелов о ее плюсах и минусах. Россия управляется непосредственно Господом Богом. Иначе невозможно представить, как это государство до сих пор существует. Если вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали систему управления по поручениям.

Ваш IP-адрес заблокирован.

Cистема управления, построенная на выдаче, регистрации и контроле поручений, распространена во многих компаниях. Андрей Коптелов о ее плюсах и минусах. Россия управляется непосредственно Господом Богом. Иначе невозможно представить, как это государство до сих пор существует. Если вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали систему управления по поручениям. Данная система предельно проста и легка в использовании, ее можно сравнить с автоматом Калашникова, который прост и одновременно эффективен. И именно за данный подход систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев. Для тех, кто не в курсе, как работает система управления, по поручениям, описываю.

5 способов сделать эффективней исполнение поручений

Размер шрифта. Цветовая схема. Междустрочный интервал. Отображать изображения.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Как известно, функционал помощника или персонального ассистента как бы ни называлась эта должность в трудовой книжке в разных компаниях варьируется в зависимости от специфики и размеров организации, корпоративной культуры, принятой в компании, и личности руководителя. Однако есть обязанности, без которых просто не обойтись любому персональному ассистенту, независимо от места его работы. В числе таковых — контроль исполнения поручений.

Ответственное поручение как ответить на вопрос

Руководитель нередко сталкивается с сопротивлением подчиненных как при доведении и внедрении каких-либо решений, порядка, регламентов, так и при постановке задач, делегировании, контроле, наказании и даже поощрении. Исход противостояния чаще всего зависит от того, кто сильнее. В частности, кто сильнее психологически, кто имеет больше поддержки среди вышестоящего руководства, лучше умеет влиять на окружающих, обладает более развитыми волевыми качествами. Если у подчиненного или подчиненных силы больше, то руководитель в этом противостоянии, как правило, оказывается проигравшим.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ваши слабые стороны? Как отвечать на вопрос про слабые стороны на собеседовании? Минаева Татьяна

.

Резолюции и поручения руководителя

.

В числе таковых – контроль исполнения поручений. . в глагольной форме (​отвечать на вопрос: что сделать?), поручение должно иметь заданный срок​.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Берта

    Спасибо за информацию. как всегда кратко и понятно))